dr E. Perłakowska - Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją – zasady wdrażania i sposób pracyAdministracja publiczna

dr E. Perłakowska - Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją – zasady wdrażania i sposób pracy

mar27
1 dzień
mar27
Warszawa
Zobacz inne dostępne terminy
Do 20 marca 2024
790zł+ 23% VAT
Po 20 marca 2024
890zł+ 23% VAT
Zapisz sięZobacz program

Opis szkolenia

Szkolenie elektroniczne zarządzanie dokumentacją EZD

Od prawie 12 lat, na bazie doświadczeń różnych urzędów, w podmiotach publicznych wdrażane są systemy klasy EZD, pozwalające na przejście z papierowego do elektronicznego dokumentowania spraw i zadań. Niezależnie od tego w podmiotach publicznych funkcjonują także inne narzędzia, aplikacje oraz systemy teleinformatyczne do obsługi wybranych obszarów. Celem warsztatów jest przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu sposobu działania podmiotów (instytucji publicznych, urzędów, spółek akcyjnych Skarbu Państwa, placówek zdrowotnych, szkół wyższych, instytutów badawczych, itp.), które w swojej pracy wdrożyły systemy teleinformatyczne do obsługi zarządzania dokumentacją.

Większość podmiotów, choć ma systemy klasy EZD, nie zdecydowała się na przejście do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i nadal dokumentuje sprawy w sposób tradycyjny, wspierając się systemem teleinformatycznym. Generuje to liczne pytania i wątpliwości, jak radzić sobie w bieżącej obsłudze dokumentacji, np. co odkładać a co nie do akt spraw w postaci papierowej. Podmioty, które wdrożyły EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, potrzebują natomiast wsparcia w obsłudze składów chronologicznych czy składów informatycznych nośników danych. 

W ramach szkolenia zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na powyższe, jak i inne, wątpliwości, zobrazowane funkcjonalnościami jednego z systemów klasy EZD, tj. systemu EZD TiMSI e-Biuro.

Program

Aspekty prawne i organizacyjne przy wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją

  • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
  • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
  • znaczenie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
  • wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne

Wdrażanie systemów klasy EZD

  • wymagania wobec systemów klasy EZD
  • wdrażanie systemów klasy EZD
  • rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami teleinformatycznymi (dziedzinowymi i nie tylko)
  • generowanie paczek administracyjnych, paczek archiwalnych, komunikacja z Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD

  • przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci
  • zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej
  • obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej
  • tworzenie pism i ich akceptacja
  • wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal, doręczenia elektroniczne)
  • udostępnianie lub przekazywanie elektronicznych akt spraw (paczka eADM, paczka archiwalna)

Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa

  • gdzie i ile składów zorganizować
  • jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw
  • obsługa pudeł i informatycznych nośników danych

Korzyści

pozyskanie wiedzy o przepisach prawa dotyczących zarządzania dokumentacją oraz o obowiązujących systemach kancelaryjnych (EZD i system tradycyjny)

zapoznanie z metodyką postępowania z dokumentacją w systemie EZD i w systemie tradycyjnym

nabycie umiejętności w zakresie przygotowania podmiotu publicznego do wdrożenia systemu EZD oraz co do oceny, czy dany system spełnia wymagania dla systemu EZD

pozyskanie wiedzy o tym jak rozróżniać systemy EZD od systemów dziedzinowych

Ekspert

Ewa Perłakowska
dr Ewa Perłakowska

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2023).

czytaj więcej

Informacje organizacyjne

mar27
1 dzień
mar27
Warszawa
DZIEŃ: 09:00 - 15:00
Sala Stacja Wiedzy, ul. Kolejowa 47 lok. U-23
Sprawdź lokalizację
Do 20 marca 2024
790zł+ 23% VAT
Cena obejmuje:
Udział w szkoleniu oraz indwyidualne konsultacje z ekspertem
Lunch i nielimitowany serwis kawowy
Materiały szkoleniowe
Certyfikat potwierdzający udział
Możliwość zwolnienia z VAT
Nie czekaj, zgłoś się na szkolenie już dziś!
zapisz się

Dostępne terminy

Korzystanie z witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Zamknij